Megfelelő mennyiségű és minőségű pihenés nélkül nincs kellő munkakedvű, produktív dolgozó sem. Régi bölcsesség ez, mégis előfordul, hogy a szabadságok kiosztása okoz némi fejtörést a vezetők számára.
Hogy miért? Mert nem könnyű egyenlő esélyekkel biztosítani mindenkinek a pihenési lehetőséget úgy, hogy a cég működése ne álljon meg és az ügyfelek-vevők kiszolgálása is zökkenőmentes legyen.Milyen szempontokat tartson szem előtt egy munkáltató, hogy a szabadságolás lehetőleg problémamentes legyen, különösen a nyári szezonban? Íme!
1. Legyen céges policy!
Ezt még véletlenül sem arra értjük, hogy ki mikor mehet szabadságra. A szabályzat sokkal inkább a szabadság igénylésének módjára irányuljon,. Például egy új munkatárs már a belépésekor legyen tisztában azzal, hogyan, “milyen feltételekkel” tud szabadnapot igényelni.
A céges szabályzatba beletartozhatnak a következők:
- Mennyi az egyidejűleg kivehető maximális szabadnapok száma? Egy munkatárs egy teljes hónapra való kiesése például kimondottan megnehezítheti a többiek munkáját, és nem is mondható etikusnak. Mint mindig, úgy itt is lehetnek kivételek. Fontos viszont, hogy az egyenlőség jegyében csak ténylegesen indokolt esetben ajánlott ilyen hosszú szabadságot engedélyezni.
- Időpont-ütközés esetén ki élvez elsőbbséget? Ezt két oldalról lehet megközelíteni. Az egyik a kronológiai sorrend, azaz ki nyújtotta be először szabadság igényét. A másik verzió az, ha a betöltött pozíciót / senior szintet figyelembe véve priorizálunk. A legtöbb esetben az első verzióval szoktak élni a munkáltatók, mert a második okozhat a belső feszültséget.
- Hányan mehetnek el szabadságra egyszerre egy csapatból? Mi történik, ha egy csapatban hárman dolgoznak, és ebből két dolgozó elmegy szabadságra? Akkor az addig három ember által végzett feladatmennyiség kizárólag a harmadik munkatársa hárul, aki valószínűleg nem fog repesni az örömtől. És nem is biztos, hogy határidőre végre tud hajtani minden feladatot, bármennyire is terhelhető egyébként.
- Hogyan követitek, ki mikor lesz szabadságon? Érdemes egy táblázatban vezetni, hogy ki mikor nem lesz elérhető. De akár a belső vállalati rendszerben is ajánlott egy külön naptárat létrehozni erre a célra, amennyiben van ilyen. Így mindenki számára sokkal átláthatóbbak a szabad dátumok. A legprofibb megoldás pedig az, ha egy szabadságkezelő rendszerben tartjuk számon a szabadságolásokat és itt is kezeljük az igénybenyújtásokat, jóváhagyásokat és a monitorozást is.
- Mi a szabadságolások menete ünnepekkor? Örök feszültség indikáló tém egy szervezeten belül: téli szünet és karácsonyi szabadságok! Jó, ha erre is van külön policy - például egyes cégek teljesen leállnak az ünnepek alatt és megkérik a munkatársakat is arra, hogy erre az időszakra tartalékoljanak kellő mennyiségű szabadnapot. Ha a teljes leállás nem is lehetséges, mindenképp ragaszkodjunk a policy-hoz, és ennek megfelelően kerüljenek kijelölésre adott esetben az ügyeletes személyek is.
2. Légy megértő, de következetes!
Bárkivel előfordulhat, hogy a magánéletében olyan történik, ami azonnali intézkedést igényel. Természetes, ha az ilyen esetekben a munkavállaló nem tud időben szólni. Ám ha az adott dolgozó a következő munkanapra szeretne szabadságot kivenni nyaralás gyanánt, mindenképp a többi kolléga munkáját tiszteletben tartva hozd meg döntésedet. Különösen figyelj arra, hogy minden beosztott egyenlő feltételekkel tudjon pihenőnapot igényelni!
3. Delegálj!
Vezetőként figyelned kell arra, hogy a munkatársak egymás között arányosan osszák fel az elvégzendő feladatokat, amíg valaki kiesik a munkából. Legyen átadási dokumentáció, amivel egyértelműsíteni lehet, ki, milyen projektekért, ügyfélért felelős. Így sok félreértés elkerülhető. Persze adott esetben nem baj, ha a felettes lecsekkolja az átadási dokumentumot, így szükség esetén tud módosítani rajta.
4. Légy felkészült!
Hosszú hétvégéken, a nyári időszakban, valamint a karácsonyi-szilveszteri forgatagban érthető, hogy az alkalmazottak szeretnének minél több időt családjukkal tölten és pihenni. Készülj előre ezekre a helyzetekre, nehogy mindenki pont ugyanakkor akarjon házon kívül lenni. Egy húzós időszak előtt pár héttel be lehet iktatni egy (nagyon rövid) meetinget, egyeztetni a munkatársakkal, átbeszélni az adott időszak tervezett menetét.
5. Tartsd tiszteletben a beosztottad szabadidejét!
Ha valaki kulcsfigura a csapatban és nagyon támaszkodsz rá, készülj fel a szabadsága előtt! Kerüld el az olyan helyzeteket, amiket nem tudsz megoldani nélküle! Ha pedig már a szabadságát tölti, tényleg csak akkor keresd, ha a céget érintő SOS helyzet áll be, ha tényleg minden kötél szakad! Ne rontsd el a nyaralását, mert úgy stresszhelyzetbe kerül és a céges ügyeken rágódik majd. Így nem tudja kipihenni magát, rosszkedvvel érkezik vissza az irodába, és megölöd a motivációját. Ez pedig bizonyára senkinek sem jó.
+1: Lehet nyáron a csapatépítő!
A forró nyári napokon nehezebb a koncentráció, ezért ha a munka és a szabadságolások is engedik, próbálj meg kedvezni a dolgozóidnak. Talán jobban élvezné mindenki a csapatépítőt nyáron, mint az év többi részében, ráadásul a jó idő miatt több a szabadtéri lehetőség is. De szervezheted a legkönnyebb napot az irodán kívüli helyszínre, például egy vízközeli kávézóba. Ha pedig kardinális pont számodra a munkavállalók kellő mennyiségű pihenése, elengedheted őket pénteken egy kicsivel korábban, amiért biztosan hálásak lesznek neked.